كتب : نيللي علي

انطلقت شركة " انديلا" ، العالمية للتكنولوجيا المتخصصة في خدمات هندسة البرمجيات، منذ أكثر من خمس سنوات، لتساعد في تدعيم الفرق الهندسية للشركات بسرعة وأعلى كفاءة للتكلفة، بما يمكنها من تسريع خارطة طريق منتجاتها، وهي تعمل منذ اليوم الأول معتمدة على نموذج واعد للعمل عن بعد، وفي ظل ما يعيشه العالم من أوقات صعبة بسبب وباء فيروس كورونا (كوفيد - 19)، إذ غيرت الأحداث الحالية طريقة حياتنا، وتفاعلاتنا الاجتماعية، وأعمالنا، وأنماط حياتنا اليومية، لتتبنى عدد كبير من الشركات حول العالم بشكل متزايد نموذج العمل عن بعد لمنع المزيد من الانتشار لفيروس كورونا المستجد، ولحماية موظفيها.

فتكافح حاليًا الكثير من الشركات لاعتماد نظام العمل من المنزل، وفي الوقت الذي تملك فيه قلة من الشركات إجراءات تمكنها من التحول الفوري إلى نموذج العمل عن بعد، تعاني شركات أخرى كثيرة من عدم جاهزيتها لتطبيق هذا النموذج، وهنا تظهر أهمية وقيمة خبرات الشركات التي احترفت العمل عن بعد منذ سنوات مثل انديلا والتي يمكنها أن تلقي الكثير من الضوء على الخرافات والمخاوف والمفاهيم الخاطئة حول القوى العاملة عن بعد، فهذا التحول الثوري في بيئة العمل المكتبية، على الرغم من أن البعض ينظر إليه على إنه إجراء احتواء مؤقت، ولكن الخبراء يقولون إنه من المرجح أن يصبح هو القاعدة.

تشير الدراسات أن مديري التوظيف الذين يتوقعون أن يعمل فريقهم عن بعد خلال السنوات العشر القادمة، هم خمس أضعاف هؤلاء الذين لا يتوقعون ذلك، ويتوقع مديرو التوظيف أن 38% من الموظفين الدائمين بدوام كامل سيعملون في الغالب عن بعد، وهو ما حققته انديلا بنجاح على مدار السنوات الخمس الماضية، حيث تدير أكثر من ألف موظف يعملون عبر فرق موزعة في بلدان مختلفة، مما يثبت أن العمل عن بُعد ليس المستقبل فقط، ولكنه أيضًا نموذج عمل فعال لينتشر ويحقق نجاحات.

ومع ذلك، فإن هذا المفهوم ليس هو القاعدة التي تعمل بها الشركات الأخرى في ضوء الوضع الحالي لوباء فيروس كورونا، ويظل التساؤل حول كيفية تحقيق التوازن بين العمل عن بعد والإنتاجية، ولكن لأن انديلا كيان مبني على أساس العمل عن بعد، يمكنها أن تقدم بعض النصائح من خلاصة تجربتها على مر السنين حول كيفية التخلص من الافتراضات السلبية والحفاظ على مهامك اليومية دون أي شك من الموظفين أو أصحاب العمل.

من ناحيتها قالت رامة الصفتي - المدير التنفيذي لأنديلا مصر أن النصائح الأساسية لأصحاب الأعمال عند تطبيق العمل عن بعد يمكن تلخيصها في عدد من الخطوات .

أولها الخطة: خذ زمام المبادرة، ضع خطة محكمة للأدوات التي ستحتاجها للاتصال والتعاون بين أفراد الفريق، والأنظمة التي يجب إتباعها والقواعد المطلوبة لإدارة نظام العمل عن بعد.

ثانيا التواصل: بعد ذلك، قم بالتواصل مع أفراد موظفيك لطمأنتهم ومشاركة خطتك معهم، وتذكر أنه كلما أصبحت أكثر استعدادًا، كلما زادت ثقة موظفيك في خطة العمل، وهذه نقطة حاسمة في بث الطمأنينة والقضاء على أية مخاوف قد تكون لديهم.

ثالثا المراجعة: بمجرد نشر خطتك، تأكد من أن فريقك لديه جميع الأدوات اللازمة للتواصل والعمل بكفاءة من أي مكان.

رابعا كن متصل: يجب ألا يشعر موظفيك بالتخلي عنهم خلال ساعات العمل الرسمية، لذا كن متجاوبًا على جميع منصات التواصل الخاصة بك، وتابعها على مدار الساعة كما تفعل في المكتب الفعلي.

خامسا المكافأة: تذكر مكافأة فريقك حين يحين موعد المكافأة، فإن تمكين موظفيك خلال هذه الظروف الصعبة سيظهر لهم أنك على دراية بالتضحيات التي يقدمونها، ويشجعهم على الحفاظ على قواعد وأخلاقيات خطط العمل.

وتؤكد الصفتي على أن الموظفون يحتاجون لفهم أنه بدون تعاونهم وكفاءتهم، قد يكون العمل عن بعد أمر صعب للغاية في إدارته، كما وجهت رامه الصفتي نصائحها للموظفين فتقول:

سادسا التواصل: يجب أن تكون استباقيًا أكثر من أي وقت مضى عند العمل من المنزل، وبادر بالإبلاغ عن أي مشكلات قد تواجهها لاستباق أي مخاطر تتوقعها، وتأكد من وجود جميع أعضاء الفريق في مراسلاتك، وأبلغ مديرك المباشر بانتظام بما تقوم بإنجازه من أعمال، فمع تواصلك الاستباقي والمتكرر، سيكون تفانيك وإنتاجيتك واضحين.

سابعا الإعداد: اختيار وتخصيص مساحة للعمل من المنزل، اختر مكانًا هادئًا بحيث تكون حركة افراد البيت فيه قليلة، مزود بإضاءه جيدة وإنترنت قوي واتصال قوي بشبكة الموبايل، يمكنك العمل يوميًا من نفس المكان طوال ساعات العمل دون مضيعة للوقت بحثًا عن الراحة أو الكفاءة في الاتصال.

ثامنا كن مرئيًا: سواء كان ذلك على منصات اتصالات جماعية أو مكالمات فيديو، فأنت بحاجة إلى زيادة رؤيتك، عند إجراء مكالمات فيديو تأكد من تشغيل الكاميرا فإن ذلك يساعد الآخرين على التواصل معك وتجنب تشتيت انتباهك بسبب الأنشطة الأخرى، أعط انتباهك الكامل كما تفعل في المكتب.

تاسعا المحاسبة: دع الآخرين وخاصة مديرك يعرفون متى تبدأ العمل، ومتى تنتهي أو تتوقف عن العمل، لا تعمل يومًا كاملاً في صمت تام، أرسل تحديثات يومية عبر أداة الاتصالات المفضلة لشركتك، قدم ملخصًا لما قمت به كل يوم، فهذا يساعد على تقييم جهدك وإزالة أي غموض.

عاشرا الفهم: هذه الأوقات صعبة بالنسبة لك كما هي بالنسبة لمديرك، لا يوجد شيء مستقر، وقد تم دائمًا اعتبار التفاعل البشري أمرًا مسلمًا به، ولكن الجميع يحاولون التطور والتكيف مع التغيير، فحاول أن تكون متفهمًا تجاه إدارتك لأنها تتحمل مسئولية كبيرة في الحفاظ على سلامتك والحفاظ على استمرار العمل في نفس الوقت.

وتجدر الإشارة هنا إلى أن العديد من الفرق حول العالم تعمل الآن من المنزل، وهي المرة الأولى بالنسبة للعديد من الأشخاص التي يقومون فيها بذلك، ولكن نصائح انديلا السابقة مبنية على خبرات في إدارة الأشخاص والشركات التي قد تكون متباعدة جغرافيًا وثقافيًا، وهناك يقين لدى انديلا أن العمل عن بعد هو أحد الممارسات التجارية الرائعة، لذا فلا تتفاجأ إن وجدت أن إنتاجية فريقك تزداد، والتعاون يتحسن، وثقافتهم أقوى حتى بعد انتهاء التهديد بالوباء.