في إطار ازدياد تحول المؤسسات بشكل متسارع نحو اعتماد التقنيات الافتراضية وعقد الاجتماعات عن بُعد، والاستفادة من حلول لتعزيز التعاون والعمل المشترك، استجابة لانتشار جائحة فيروس كورونا المستجد (كوفيد-19) نصحت مؤسسة الدراسات والأبحاث العالمية جارتنر، قادة تقنية المعلومات، باتخاذ ثلاث خطوات فعالة لتحسين إجراءات العمل الحالية.
وقال مايك فاتشياني، المدير الأعلى للبحوث لدى جارتنر، في بيان تلقى مرصد المستقبل نسخة منه «ازدادت أعداد الاجتماعات الافتراضية عن بُعد منذ بدء الجائحة، ما شكل ضغوطات كبيرة على قادة المؤسسات، في ظل سعيهم لضمان امتلاك موظفيهم القدرات التقنية اللازمة للحفاظ على اتصالات متسقة وعالية الجودة.»
وقالت جارتنر «عندما يصبح الموظفون أكثر اعتمادًا على أدوات العمل المشترك، وحلول الاجتماعات الافتراضية، يصبح واجبًا على قادة تقنية المعلومات، اتباع خطوات لتوفير تجربة استخدام أفضل وأكثر أمانًا؛ وهي تمكين تجربة استخدام متسقة وموثوقة عند عقد الاجتماعات الافتراضية عن بُعد.»
وطبق معظم قادة المؤسسات حلول اجتماعات الفيديو المخصصة للأعمال، وحلول التعاون والعمل المشترك لضمان سير العمليات. وبمجرد نشر الحلول وتطبيقها، يصبح النطاق الترددي الكافي وموثوقية الشبكة مهمان جدًا لتمكين الإنتاجية، وتوفير تجربة استخدام متسقة. إذ تحتاج مكالمات الفيديو الجماعية عالية الجودة، إلى خدمة إنترنت يمكنها توفير سرعات تنزيل وتحميل لا تقل عن 1.5 ميجابت في الثانية.
وعلى الرغم من أن خدمة الإنترنت تتوفر اليوم في مواقع عديدة، بنطاق ترددي وحزم اتصال كافية، لتستطيع استيعاب اجتماعات الفيديو الافتراضية، نجد مواقعًا أخرى لا تقدم قدرات اتصال جيدة. وهنا يتوجب على الموظفين في المناطق النائية التي لا تتوفر فيها خدمات اتصال جيدة، أن يستفيدوا من إمكانيات رسائل العمل المشترك لأداء العمل بالتزامن مع زملائهم، والمشاركة في الاجتماعات من خلال الاتصال الهاتفي، ويستطيع العاملون عن بُعد أيضًا، استخدام الهواتف النقالة الداعمة لشبكات الجيل الرابع، بدلًا من أجهزة الحاسوب الشخصية، لينضموا إلى الاجتماعات الافتراضية على شبكة الإنترنت.
وقال فاتشياني «صُمِّمت تطبيقات مكالمات الفيديو أو تطبيقات العمل المشترك بين الموظفين، لتُستخدَم أثناء التنقل. وهي تعمل غالبًا، على الأجهزة النقالة، بكفاءة تضاهي أجهزة الحاسوب أو متصفح الإنترنت.»
ومع تنامي المخاوف الأمنية، في ضوء ازدياد هجمات المخترقين مستغلين تفشي كوفيد-19، وما ترتب عليه من تحول إلى العمل عن بعد؛ أشار فاتشياني إلى حلول تساعد قادة المؤسسات على توفير اجتماعات افتراضية أكثر أمانًا، من خلال الالتزام بإعدادات يضعها مسؤولو تقنية المعلومات، وأدوات تحكم بالأجهزة المستضيفة، وضمان سلوك المستخدمين النهائيين من الموظفين.
ونصح فاتشياني باتخاذ خطوات بسيطة لتحقيق نتائج كبيرة في الحفاظ على خصوصية الاجتماعات الافتراضية عن بعد؛ مثل تطبيق رمز مرور خاص بكل جهاز مضيف، وتحديد هويات عشوائية تتغير تلقائيًا، للاجتماعات الافتراضية، ومطالبة المشاركين بالتسجيل في الاجتماعات قبل الانضمام لها.
وأوصى فاتشياني بإعادة صياغة ثقافة جديدة للاجتماعات الافتراضية، بهدف تعزيز الإنتاجية؛ وقال «قد تزداد أعداد الاجتماعات الافتراضية في ظروف العمل الحالية، وأداء المهام من المنزل، ما شكل هاجسًا لمؤسسات عديدة، وعلى المديرين استطلاع آراء فرق العمل، لتحديد حجم الزيادة الذي يواجهونه، وتجربة تطبيق إرشادات تركز على نوع الاجتماعات الافتراضية، أو جودتها أو شكلها أو إيقاعها، لتحسينها والاستفادة منها على أكمل وجه.
