كتب : وائل الحسينى

بعد ان فقد قيمة ثروته 50 % وإحتلاله المركز الثانى فى قائمة أغني أغنياء العالم خلال عام 2022 وضع إيلون ماسك، الرجل المثير للجدل ، الذي يقف وراء تسلا وسبيس إكس وتويتر، 6 قواعد لزيادة الإنتاجية ثلاثة منها تتعلق بالاجتماعات، وثلاثة أخرى تتعلق بالتواصل، وبعث برسالة تحوي تلك القواعد عبر البريد الإلكتروني لموظفيه في تسلا.

أنا المدير

ربما تكون صادفت في حياتك المهنية مديرا لا يفعل شيئا حقيقيا ملموسا، بخلاف قبض راتبه الكبير، سوى تعطيل عجلة العمل والإنتاج من خلال أمرين، الأول إصراره على عقد اجتماعات تضيع وقت العاملين ولكنه يؤكد من خلالها دائما جزئية “أنا المدير”، والأمر الثاني إصراره على القيام بدور محولجي السكك الحديدية ولكن في البريد الإلكتروني للعمل، فإذا كان أحد مساعديه من بعث الإيميل فيجب أن يذهب إليه أولا ليعيد إرساله إلى الشخص المعني، وإذا كان أحد رؤسائه من بعث بهذا الإيميل للجميع فإنه لابد وأن يدخل على الخط ويقوم بإعادة إرسال الإيميل مرة أخرى تغطية لشعوره بالخواء وتأكيدا لـ “أنا المدير”، كل ذلك يعطل الإنتاجية ولكن إيلون ماسك يقترح الحل.

قواعد الاجتماعات

أول 3 قواعد تتعلق بالاجتماعات، وهي:

تجنب الاجتماعات الكبيرة ، تجنب الاجتماعات المتكررة لا تخشى مغادرة الاجتماع

وبالنسبة للاجتماعات الكبيرة؟ قال ماسك  الاجتماعات الكبيرة هي آفة الشركات الكبرى

يُرجى إلغاء جميع الاجتماعات الكبيرة، ما لم تكن متأكدا من أنها تقدم قيمة للجمهور بأسره

تخيل اجتماعا دام ساعة مع 8 حاضرين، فإن هذا الاجتماع يستهلك 8 ساعات من الأشخاص، أي ما يعادل يوم عمل كامل

ضاعف وقت الاجتماع، والآن استهلكت ما يعادل يومي عمل لموظف واحد

إذا كان هناك عدد قليل من الأشخاص في الاجتماع ولكنهم لم يستفيدوا بشيء، فإنك تخسر ساعات أو أيامًا من الإنتاجية

جدوي الاجتماعات المتكررة

وبالنسبة  الاجتماعات المتكررة؟ قال ماسك علينا التخلص من الاجتماعات المتكررة إلا إذا كنت تتعامل مع مسألة ملحة للغاية ويجب أن ينخفض ​​معدل تكرار الاجتماعات بسرعة بمجرد حل المسألة العاجلة.

مرة أخر، تعني الاجتماعات المتكررة مزيدا من الوقت في التحدث ووقتا أقل في الاهتمام بالمهام الضرورية من خلال تقليل تكرار الاجتماعات، يمكن للحاضرين قضاء المزيد من الوقت في العمل

وحول مغادرة الاجتماعات؟ يوصي ماسك بأن لا تخشى مغادرة الاجتماع فعليك غادر الاجتماع بمجرد أن يتضح أنك لا تضيف قيمة اذ ليس من الوقاحة أن تغادر، لكن الوقاحة أن تجعل شخصا ما يبقى ويضيع وقته

إن منح الأشخاص القدرة على مغادرة الاجتماعات التي لا يستفيدون منها يمنحهم مزيدًا من الوقت للتركيز على المهام الإنتاجية

قواعد التواصل

القواعد الـ 3 المتبقية تتعلق بالتواصل، وهي: تجنب الاختصارات والمصطلحات ، تجاهل التسلسل القيادي ، كن مع الفطرة السليمة

بالنسية للاختصارات والمصطلحات؟ يوصي ماسك بـ:عدم استخدام الاختصارات أو الكلمات غير المنطقية للأشياء أو البرامج أو العمليات، بشكل عام

تجنب أي شيء يتطلب تفسيرا يعوق التواصل

ففي العديد من الشركات، أصبحت الاختصارات والمصطلحات هي القاعدة، وهذا يترك الأشخاص الذين تتحدث إليهم مرتبكين أو يفسد الأمور بإجبارهم على طلب تفسير

بدلا من القول: استخدم فريق ITSM لدينا ITIL لتقليل MTTR بشأن مشكلات إصلاح الأعطال”، الأفضل قول: “يستخدم فريق الدعم التكنولوجي لدينا مجموعة محددة من العمليات لحل مشكلات الكمبيوتر للعملاء بسرعة أكبر،  هنا يحصل من يستمع على نفس الفكرة بشكل أكثر فعالية

التسلسل القيادي

وعن  التسلسل القيادي؟ يؤيد ماسك أن: يتجاهل الموظفون التسلسل القيادي

فالتواصل يجب أن ينتقل عبر أقصر طريق ضروري لإنجاز المهمة

إذا كان على الموظف ، من أجل إنجاز شيء ما بين الإدارات، التحدث إلى مدير يتحدث إلى مدير يتحدث إلى نائب رئيس يتحدث إلى نائب رئيس آخر يتحدث إلى مدير، والذي يتحدث إلى مدير يتحدث إلى شخص يقوم بالعمل الفعلي، كل هذه المستويات من التواصل غبية  وتبطئ الأمور فكلما قلت المستويات بين الشخصين اللذين يحتاجان إلى التحدث أو إنجاز شيء ما ، ستكون العملية أكثر سلاسة.

وفيا يتعلق بالفطرة السليمة قال ماسك بشكل عام  اختر دائما الفطرة السليمة كدليل لك، إذا كان من الواضح أن اتباع قاعدة الشركة أمر مثير للسخرية في موقف معين بشكل أساسي، إذا كانت هناك طريقة أكثر منطقية للقيام بشيء ما، فاختر ذلك لزيادة الكفاءة .