بقلم : ساشا لوبيز
مؤسس "وارك لابو"
لا يقتصر العمل عن بعد على تغيير مكان العمل فقط. فهو يعني أيضا إنشاء نظام مناسب وطريقة جديدة للتواصل مع الآخرين. وفيما يلي القواعد العشر للعمل بشكل جيد عن بعد.
نظم وقتك لتكون فعالا
حيث إن الاجتماعات في المكتب سهلة، وفيه يتعين علينا الاهتمام أولا بالمشاريع الجديدة، لأن التركيز الجماعي والتجديد لا يندمجان بشكل جيد مع العمل عن بعد. أما المنزل فهو المكان المثالي للأنشطة التي تتطلب التركيز والوقت واجتماعات الفيديو مع أشخاص لا تلتقي بهم في المكتب.
"طمأنة رئيسك في العمل " يرى جان برالونج، أستاذ الإدارة في "إي إم نورماندي" أن العمل عن بعد يعتمد على أن يعرف الموظف طريقة لإدارة غيابه. ولطمأنة الرئيس القلق بشأن عدم وجود فريقه، لا شيء أفضل من أن يتواصل معه الموظف وأن يخبره، على سبيل المثال، بأنه في اليوم التالي سيكون في المنزل للعمل على موضوع كذا وكذا، وأنه سيقدم إليه تقريرا في نهاية النهار.
" احترم طريقة العمل " الأعمال غير المجدولة تقلق الشركات كثيرا عن بعد، حيث يشعر المديرون بسرعة بعدم تحكمهم بالوضع. ففي حال أدار العامل عن جدول أعماله بطريقة متمردة، فإنهم يتساءلون عما إذا كان هذا الموظف يعمل حقا.
حيث إن القيام بالأشياء كالمعتاد أو كما هو متفق عليها، هو أفضل طريقة للطمأنة والبقاء مرئيا.
" اتصل بالزملاء المناسبين " وفقا لدراسة أجريت بعد فترة العمل في المنزل بسبب وباء كوفيد، فإن العاملين عن بعد الذين ينجحون جيدا هم أولئك الذين يعرفون جيدا نظام الشركة. إنهم يعرفون إلى من يتوجهون لطلب تعليمات يفتقرون إليها، وإلى من يرسلون هذا الملف أو ذاك. ويؤكد برالونج "في المكتب، يمكن للزملاء الإجابة بسهولة على مثل هذه الأسئلة. أما في العمل عن بعد، فنتردد في إزعاجهم لأشياء بسيطة. فلذلك ينصح بالمحافظة بدقة على دفتر للعناوين الداخلية."
" استشر فريقك" فكيف تعمل مع الزملاء بطريقة منسجمة؟ " يؤكد لوبيز أن أبسط شيء هو وضع قواعد اللعبة معا كتحديد أيام الاجتماعات، وطرق الاتصال، ومتى لا بد من إرسال بريد إلكتروني، أو كتابة رسالة نصية قصيرة أو إجراء مكالمة هاتفية.
" افسح المجال للحديث عنك " تعد معرفة كيفية التدخل في الوقت المناسب وفي المكان المناسب أمرا مهما من أجل ان يبقى المرء حاضرا ومرئيا في أذهان الغير. وهذا ما يدفع الغير للحديث عنك.
" استخدم هاتفك " من يعمل عن بعد، سيكون حاضرا بشكل أفضل عندما يستخدم هاتفه بدلا من إرسال بريد إلكتروني. فالمحادثة الهاتفية هي كمقطع فيديو يسمح بمعالجة مواضيع أخرى، لم يكن من الممكن ذكرها في رسالة بريد إلكتروني. والمحاور الذي سيتحدث معك سيحتفظ بذلك بدقة في ذاكرته.
" تحكم بإدارة عقلك " تؤكد المختصة فاليري بيرجير أنه لا بد للعامل عن بعد، كي يتجنب التشتت في المنزل، من أن يهتم كثيرا بوضع أهداف بسيطة وفي حال أدرك في المساء أنه قام بتنفيذها، يشعر بأن نهاره كان مفيدا. وهذا ما يؤدي إلى خفض مستوى توتره.
" تحديد الأهداف " إذا كان المدير يشك في أن فريقه يعمل بشكل جيد عن بعد، فمن مصلحته أن يحدد المهام أو ألأهداف لكل متعاون إما يوميا وإما إسبوعيا.
فعندما يتم إنجاز المهمة يشعرالمدير بنجاح العمل عن بعد.
" تقدير فريق العمل " ينبغي على أي مدير أن لا يحفظ بذهنه بأن فريقه لا ينتج جيدا عندما يعمل عن بعد. إذ قد يلومه رؤساؤه بذلك.
فمن المستحسن له أن يذكر كل ما تم إنجازه وخصوصا ما تم إنجازه عن بعد.
&
