-43% من مسافري الأعمال يعتبرون مرحلة ما قبل السفر، التي تشمل التخطيط والحجز للرحلات وأماكن الإقامة، الأكثر إرهاقًا

كتب : امير طه

استعرض جواو كارفاليو، المدير التنفيذي للشركة في منطقة جنوب أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا شركة "إس إيه بي كونكر" ، مجموعة من الخطوات التي يمكن عبرها إرساء معايير مؤسسية سليمة لسفر الأعمال.

وبات المشهد في قطاع سفر الأعمال أكثر تعقيدًا، والتحديات أصبحت تكتنفه حتى خلال مرحلة الإعداد للرحلة. هذا ما خلصت إليه دراسة أجرتها "إس إيه بي كونكر"، وكشفت عن أن مرحلة ما قبل السفر، التي تشمل التخطيط والحجز للرحلات وأماكن الإقامة، تُعد الأكثر إرهاقًا لدى 43% من مسافري الأعمال، بزيادة قدرها 4% عن العام السابق.

من جهته قال جواو كارفاليو، إن العقبات الإضافية في السفر، كالمنغّصات وتقارير النفقات التي يستغرق إعدادها وقتًا طويلًا، تزيد من تعقيدات رحلة الأعمال، ما يدفع مسافري الأعمال إلى البحث عن حلول بسيطة سهلة الاستخدام في إدارة رحلاتهم. ومن دون هذه الحلول، قد يلجأ الموظفون إلى حجز رحلاتهم باستخدام قنوات خارج الأنظمة المؤسسية المعتمدة، أو أنهم سوف يضطرون إلى تحمل عبء الإجراءات المحبطة ليبقوا ضمن إطار تلك الأنظمة المعتمدة، لكن لكلتا الطريقتين تأثير سلبي في المؤسسات من شأنه أن ينعكس على الموظفين المسافرين وعلى مديري السفر والموارد البشرية.

لذا، يرى كارفاليو أن الأدوات المخصصة لخدمة الموظفين من مسافري الأعمال ترسم أربع طرق يمكن عبرها إرساء معايير مؤسسية سليمة لسفر الأعمال:

1. تحقيق التوازن بين سلامة المسافرين والكفاءة: عندما يُجري الموظفون حجوزات رحلاتهم بأنفسهم، تصبح الإجراءات غير واضحة أمام مديري السفر والموارد البشرية، الأمر الذي قد يتسبب لهؤلاء المسؤولين بتحديات تعيق وفاءهم بالتزاماتهم المهنية، لذا يغدو من الضروري وجود حلول لإدارة السفر والنفقات تتسم بسهولة الاستخدام، لتشجيع تبني الأدوات المؤسسية التي تسمح للموظفين بإجراء الحجوزات مباشرة مع الموردين، كما تسمح للأنظمة الإدارية المؤسسية بالاطلاع على هذه المعاملات ودمجها في حلول السفر والنفقات المؤسسية، ما يضمن وضوح الرؤية أمام المؤسسة والحصول على الدعم المطلوب منها.

2. التخفيف من المخاطر وتعزيز الامتثال: تشكل المخاطر والامتثال تحديات كبيرة أمام مديري السفر، لكن الأنظمة السهلة التي تدمج سياسات السفر المؤسسية قادرة على تخفيف هذا العبء. هذه الحلول تمكن مسافري الأعمال من اتخاذ قرارات تمتثل للقوانين والإجراءات، وتجنبهم الفلترة اليدوية للخيارات، كما تبقيهم مطلعين على أية تغييرات قد تحدث في سياسة السفر المؤسسية، ما من شأنه تبسيط إجراءات الحجز ورفع معدلات الامتثال.

3. تبسيط سفر الأعمال: سلاسة إجراءات الحجز وتبسيطها أمران ضروريان لإدارة سفر الأعمال بكفاءة، سواء قبل السفر أو أثناءه أو بعده. لذا فإن الأدوات التي تتسم بواجهات استخدام سهلة وإجراءات مبسطة من شأنها تحسين رضا الموظفين وإعفاء مديري السفر من مهمة التدقيق في الإجراءات بحثًا عن الأخطاء وإصلاحها، وتركهم بالتالي يركزون على إنجاز الأعمال الأكثر أهمية.

4. تعزيز الالتزام بالمعايير البيئية والاجتماعية وبالحوكمة: تشكل المعايير البيئية والاجتماعية ومعايير الحوكمة ركيزة أساسية من ركائز العمل في المؤسسات الحديثة. ومع تزايد أهمية السفر المستدام، تغدو المؤسسات بحاجة إلى أدوات لتمكين المسافرين من التوجه نحو الخيارات الرفيقة بالبيئة. لذا فمن المهم إتاحة المعلومات بدقة وسلاسة. فمثلًا، تقديم بيانات تلقائية عن انبعاثات الكربون الناتجة عن خيارات السفر المختلفة، يتيح للمؤسسات مساعدة مسافري الأعمال من موظفيها على اتخاذ قرارات مستنيرة تتوافق مع أهداف الشركة المرتبطة بالمعايير البيئية والاجتماعية ومعايير الحوكمة.

على أن تجربة المستخدم المتفوقة تنطوي على أهمية بالغة للتغلب على تعقيدات سفر الأعمال، بحسب كارفاليو، الذي يؤكد أن الاستثمار في التقنيات سهلة الاستخدام، يجعل المؤسسات قادرة على تقليل الأعباء الإدارية، وتعزيز رضا المسافرين من موظفيها وتمكينهم من اتخاذ قرارات رفيقة بالبيئة ومتوافقة مع المعايير، الأمر الذي من شأنه أن يؤدي إلى إحداث نقلة نوعية في إدارة سفر الأعمال.